Verktyg för bättre effektivitet

Jag är en grymt organiserad och strukturerad person. Älskar ordning och reda. Och ju äldre (och mer digital) jag blir desto sämre minne får jag. Jag är beroende av pålitliga verktyg som kommer ihåg och strukturerar vettigt åt mig.

Todo & projektledarverktyg

Som jag har testat projektledarverktyg! När jag hör om något nytt så hänger jag på låset för att få testa. Men mina kriterier får mig jämt att stanna kvar i Asana. Det har en tydlig översikt, är ganska låg tröskel för nya att börja använda och det är billigt! Eller gratis om man inte vill ha pro-versionen. I Asana kan jag ha min privata to-do lista också, alltså även tasks som inte är knutna till ett projekt eller mitt jobb.

Alla har vi olika ”must have” och ”nice to have” funktioner för ett projektverktyg, därför är det helt omöjligt att hänvisa alla till Asana. Men för mig och mitt företag funkar det alldeles utmärkt.

Listor

Älskar listor! Jag samla restaurangtips för olika städer, tips på hotell, filmrekommendationer och mathandlingslista t.ex. Allt gör vi tillsammans, min man och jag, i Wunderlist. Listorna är gemensamma och vi kan därför bara lägga in att mjölken är slut och då ser den andra (läs Roger..) det och kan köpa det på vägen hem från jobbet. Jag har ingen användning för Wunderlist i mitt arbete, men för de privata listorna är det verkligen helt genialt!

Tidtagning- & faktureringssystem

Jag har använt Harvest i många år! Tycker det är riktigt bra för att hålla ordning på tid jag lägger i olika projekt och för olika kunder. Det är lätt att få rätt tid att belasta rätt projekt. Det går att koppla ihop med Asana också om man vill. Jag fakturerar i samma program. Men jag bokför inte själv utan har en redovisningskonsult som får mina fakturor digitalt. Fakturorna mailar jag direkt till kund. Harvest är väldigt bra om man har tjänster som är återkommande, t.ex. förvaltningsavtal el. prenumerationer, då man kan ställa in att fakturorna ska skickas med jämna mellanrum. Automagiskt!

Texteffektivitet

När man skriver samma text ofta är det väldigt skönt att ha ett program som via ett kortkommando hämtar in texten. Nedan text använder jag titt som tätt när jag bygger en webb i väntan på att kunden ska komma med en liten textsnutt till en puff eller liknande. I TextExpander behöver jag bara skriva #lorum så rasslar nedan text fram, oavsett vilket program jag befinner mig i. Effektivt att slippa behöva kopiera och klistra in varje gång. Kan självklart användas till precis vilka textsnuttar som helst.

Lorem Ipsum är en utfyllnadstext från tryck- och förlagsindustrin. Lorem ipsum har varit standard ända sedan 1500-talet, när en okänd boksättare tog att antal bokstäver och blandade dem för att göra ett provexemplar av en bok. Lorem ipsum har inte bara överlevt fem århundraden, utan även övergången till elektronisk typografi utan större förändringar. Det blev allmänt känt på 1960-talet i samband med lanseringen av Letraset-ark med avsnitt av Lorem Ipsum, och senare med mjukvaror som Aldus PageMaker.

 

Läs gärna om min IT-palett om du är intresserad av fler verktyg (där finns de som jag använder för att hantera de tjänster som kom med internet.)

Gratis projektverktyg visade sig vara bäst för mig

Jag jobbar mycket i projekt, små som jag är helt ensam i eller större där många är involverade. Ibland har jag kanske 15 projekt på gång samtidigt. Att hitta rätt projektverktyg har varit en lång resa.

Testade mängder av olika projektverktyg

Allt i från helt gratis till 650,-/månad har de olika projektverktyg (PMS) jag provat kostat. Jag är beredd att betala för det verktyg som är mitt absolut viktigaste arbetsredskap. Men hur mycket jag än provade kände jag mig aldrig tillfreds. Alltid var det någon viktig funktion som saknades för att det skulle bli riktigt, riktigt bra.

Fel arbetssätt eller fel kriterier

Jag började till slut ifrågasätta mitt arbetssätt. Hade jag fel struktur eller varför upplevde jag alla PMS som antingen onödigt komplexa eller att de saknade de viktigaste funktionerna. Till slut gjorde jag en lista på vilka funktioner som var viktiga för mig och den såg (och ser..) ut så här.

De kriterier jag inte vill göra avkall på är:

  • Överskådlighet av projekten
  • Möjlighet att vikta/märka upp projekt
  • Lätt hantering av uppgifter och underuppgifter
  • Möjlighet att bjuda in andra till projekt samt dela ut uppgifter till andra att göra
  • Lätt att lära sig (så kunderna lätt kan sätta delta i arbetet i verktyget)
  • Kommentar/chatt funktion för varje uppgift
  • Kunna göra projektmallar för att slippa skriva in samma saker vid varje nytt projekt
  • Kunna sätta deadlines på alla uppgifter, oavsett nivå
  • Finnas som app till iphone
  • onlinebaserat
  • Snyggt (larvigt, men jag kan inte arbeta i ett fult program)

Denna lista fick sedan styra mig när jag testade, var det något PMS som jag direkt störde mig på i layouten t.ex så gick jag vidare till nästa. Kunde jag inte sätta mig in i programmet snabbt nog så insåg jag att mina kunder inte heller skulle kunna göra det och då släppte jag det programmet också. Så där höll jag på tills jag kom tillbaka till det programmet som var ett av de första jag provade.

Några testade projektverktyg

Har nog testat mer än 20 st. olika projektverktyg, men minns inte alla fördelar och nackdelar med allihop. Vissa stängde jag ner direkt när jag kom in, några har jag testat i flera omgångar och några har jag kört i några månader innan jag insåg att det inte var rätt.

ProjectPlace

Hade inte någon bra översikt när man har många projekt på gång samtidigt

BaseCamp

Saknade också den översikten jag behövde samt att jag aldrig gillade layouten och användarsnittet. Många byråer använder sig av detta verktyg så jag försökte verkligen många gånger innan jag gav upp.

Wrike

Gillade det här verktyget till en början, körde det under några månader. Deras iphone-app var dessvärre helt usel och möjligheten att arbeta tillsammans med kunder el. andra samarbetspartners var omständlig.

Asana

När jag testade detta projektverktyg för första gången så körde jag det i några månader, men sedan föll det på att jag inte kunde highlighta projekt på nått sätt. När jag sedan ett par år senare kom tillbaka så hade de infört den möjligheten och även gjort andra förbättringar.

Så sedan ca 8 månader tillbaka så kör jag Asana som mitt projektverktyg och jag tycker det är riktigt bra. Det finns alltid förbättringar som kan göras – men jag fokuserar nu på det som Asana kan göra, istället för det som saknas.

Mina kunder sätter sig snabbt in i verktyget och många av mina samarbetspartners är redan aktiva i projektverktyget vilket gör att många trösklar är helt borta. Att det dessutom är gratis är en bonus!

Jobbar du i något projektverktyg blir jag glad om du berättar vilket och vad du gillar/ogillar med det.

Foto: CC Flickr, StockMonkeys.com