Sign up with your email address to be the first to know about new products, VIP offers, blog features & more.

Gratis projektverktyg visade sig vara bäst för mig

Jag jobbar mycket i projekt, små som jag är helt ensam i eller större där många är involverade. Ibland har jag kanske 15 projekt på gång samtidigt. Att hitta rätt projektverktyg har varit en lång resa.

Testade mängder av olika projektverktyg

Allt i från helt gratis till 650,-/månad har de olika projektverktyg (PMS) jag provat kostat. Jag är beredd att betala för det verktyg som är mitt absolut viktigaste arbetsredskap. Men hur mycket jag än provade kände jag mig aldrig tillfreds. Alltid var det någon viktig funktion som saknades för att det skulle bli riktigt, riktigt bra.

Fel arbetssätt eller fel kriterier

Jag började till slut ifrågasätta mitt arbetssätt. Hade jag fel struktur eller varför upplevde jag alla PMS som antingen onödigt komplexa eller att de saknade de viktigaste funktionerna. Till slut gjorde jag en lista på vilka funktioner som var viktiga för mig och den såg (och ser..) ut så här.

De kriterier jag inte vill göra avkall på är:

  • Överskådlighet av projekten
  • Möjlighet att vikta/märka upp projekt
  • Lätt hantering av uppgifter och underuppgifter
  • Möjlighet att bjuda in andra till projekt samt dela ut uppgifter till andra att göra
  • Lätt att lära sig (så kunderna lätt kan sätta delta i arbetet i verktyget)
  • Kommentar/chatt funktion för varje uppgift
  • Kunna göra projektmallar för att slippa skriva in samma saker vid varje nytt projekt
  • Kunna sätta deadlines på alla uppgifter, oavsett nivå
  • Finnas som app till iphone
  • onlinebaserat
  • Snyggt (larvigt, men jag kan inte arbeta i ett fult program)

Denna lista fick sedan styra mig när jag testade, var det något PMS som jag direkt störde mig på i layouten t.ex så gick jag vidare till nästa. Kunde jag inte sätta mig in i programmet snabbt nog så insåg jag att mina kunder inte heller skulle kunna göra det och då släppte jag det programmet också. Så där höll jag på tills jag kom tillbaka till det programmet som var ett av de första jag provade.

Några testade projektverktyg

Har nog testat mer än 20 st. olika projektverktyg, men minns inte alla fördelar och nackdelar med allihop. Vissa stängde jag ner direkt när jag kom in, några har jag testat i flera omgångar och några har jag kört i några månader innan jag insåg att det inte var rätt.

ProjectPlace

Hade inte någon bra översikt när man har många projekt på gång samtidigt

BaseCamp

Saknade också den översikten jag behövde samt att jag aldrig gillade layouten och användarsnittet. Många byråer använder sig av detta verktyg så jag försökte verkligen många gånger innan jag gav upp.

Wrike

Gillade det här verktyget till en början, körde det under några månader. Deras iphone-app var dessvärre helt usel och möjligheten att arbeta tillsammans med kunder el. andra samarbetspartners var omständlig.

Asana

När jag testade detta projektverktyg för första gången så körde jag det i några månader, men sedan föll det på att jag inte kunde highlighta projekt på nått sätt. När jag sedan ett par år senare kom tillbaka så hade de infört den möjligheten och även gjort andra förbättringar.

Så sedan ca 8 månader tillbaka så kör jag Asana som mitt projektverktyg och jag tycker det är riktigt bra. Det finns alltid förbättringar som kan göras – men jag fokuserar nu på det som Asana kan göra, istället för det som saknas.

Mina kunder sätter sig snabbt in i verktyget och många av mina samarbetspartners är redan aktiva i projektverktyget vilket gör att många trösklar är helt borta. Att det dessutom är gratis är en bonus!

Jobbar du i något projektverktyg blir jag glad om du berättar vilket och vad du gillar/ogillar med det.

Foto: CC Flickr, StockMonkeys.com

15 kommentarer
  • Kari Fougman
    21 oktober, 2014

    Jag jobbar med ett klassiskt e-post-helvete-team och har kikat lite på Asana. Jag skulle dock behöva ett PMS som är på svenska. Har du några tips?

    • Anna Forsberg
      21 oktober, 2014

      Projectplace är på svenska. Kanske det kan passa.

      • Kari Fougman
        21 oktober, 2014

        Ja, det verkar väldigt bra men jag vill undersöka lite andra alternativ också. Jag har arbetat med mjukvaruutveckling i stort sett hela livet och har hyffsad koll på verktyg som är anpassade för den typen av projekt.
        Projektplatsen är dock den bästa jag utvärderat hittills för mer allmänt hållet projektarbete. Tack för hjälpen!

  • Marie Thelin
    21 januari, 2015

    Hej, jag letar efter ett verktyg som kan hjälpa min organisation på 12 personer att förbättra kommunikationen, hålla deadlines löpande så att vi inte får trycka igenom de sista projektstegen med dålig kvalité på informationen. Under ett år arbetar vi med 60-80 produktprojekt som ca 4-12 personer är involverade i. Behovet jag ser är att ge de personer som sitter sist i projektet ex de som ska genomföra en inleveranskontroll ska ha en duglig information om projektet ca 2-3 mpnader innan och vara uppdaterad när ”hans” del i projeketet ska genomföras. Jag har tittat runt en hel del på olika verktyg och måste säga att Asana känns rätt. Är det någon som vet ifall man kan få en samlad bild av ”fakta” per projekt som ex en viewer bara ska ta del av utan att denna person behöver se all korrespondans?
    Många frågor har jag men jag hoppas npgon har erfarenhet av att arbetar i Asana och kan ge mig lite mer tips!
    Tackar på förhand!

    • Anna Forsberg
      22 januari, 2015

      Det jag kan tänka mig är att ni samlar fakta i projektets statusfält. Eller att ni gör en task där ni samlar fakta. Svårt att råda när man inte exakt vet hur ni bygger upp strukturen i era projekt. Men hoppas det kanske ger lite tips ändå.

  • Sessan
    15 augusti, 2016

    Hej! Ser att detta är ett gammalt inlägg men jag undrar hur det går för dig. Jag är själv på jakt efter ett bra verktyg för att få överskådlighet i ALLA pågående projekt. Jag gör separata produktionsplaner men vill ge teamet överskådligheten. Har du testat Trello och Podio? // Sessan

    • Anna Forsberg
      15 augusti, 2016

      Hej! Jag jobbar med Asana och tycker det funkar fint i de team jag jobbar. Är alltid nyfiken på nya verktyg så hittar du något som funkar för dig hoppas jag du berättar :D

  • Elisabet
    31 oktober, 2016

    försöker lära mig lite om share point men jag tycker nog det verkar lite rörigt och osmidigt, var inne och kikade lite på projektplanner men den var lite för platt, eller,,,,till sist hamnade jag på Asana som verkar vara helt ok, bland annat med en kalender som jag gillar, den saknar jag i share point där jag försökte skapa ny kalender i min office365 och koppla dit men det fungerade inte heller suck.
    Vill ha ett verktyg där jag snabbt kan lägga in olika uppgifter och koppla dessa till personer samt lätt se i en tidsaxel när olika moment ska bli av…finns det?

  • Andreas Damberg
    22 februari, 2017

    Har du testat Projify? Jag tycker det verkat ha det jag behöver

    • Anna Forsberg
      22 februari, 2017

      Ja det har jag oxå testat :) Lite för simpelt för mina behov. Hoppas du hittar det du behöver!

      • Andreas Damberg
        22 februari, 2017

        Tack för ett snabbt svar! Jag letar efter ett enkelt, helst gratis, verktyg till en ideell förening. Har kikat på Asana, men tycket det verkar för avancerat. Vi är 9 personer som håller på att starta föreningen just nu och det blir troligen fler. Vi söker ett verktyg dels för projekthantering och dels för styrelsearbete. Det är bra om det kan hantera grupper i olika projekt/uppgifter och tilldela flera ansvariga till samma uppgift. Har du något förslag? Jag testar Bitrix24 nu

        • Anna Forsberg
          22 februari, 2017

          Dessvärre har jag inte något tips. Jag har ju letat efter helt andra kriterier. Men hoppas som sagt du hittar rätt!

Eller vad tycker du?

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *